2.2.1 - Définir le cahier des charges
CONSEIL
Le cahier des charges est rédigé pour l’équipe gestionnaire ou le prestataire par le gestionnaire seul ou avec l’aide d’un scientifique. Il est nécessaire pour garder la mémoire du protocole et les objectifs visés.
Définir un cahier des charges est important si le gestionnaire ne réalise pas lui-même l’étude.
2.2.1.1 Pourquoi un cahier des charges ?
Si le gestionnaire n’a pas toutes les compétences requises ou s’il n’en a pas le temps, il devra déléguer la mise en oeuvre de l’étude. Mais il devra garder la maîtrise d’ouvrage et la responsabilité de :
- l’énoncé de la problématique de départ et de l’objectif,
- la coordination des diverses activités,
- la validation de chaque étape réalisée par un prestataire extérieur,
- la décision finale sur les choix des méthodes et des moyens.
En cas de délégation, le gestionnaire devra rester vigilant et éviter :
- la perte de décision,
- la dérive vers ce que le prestataire sait et/ou aime faire,
- la dérive vers ce qui demande le moindre effort.
L’instrument indispensable est alors le cahier des charges qui se traduit généralement par la signature d’une convention ou d’un contrat (commande contractuelle moyennant une indemnisation ou une rémunération) rédigé parle maître d’ouvrage (l’organisme gestionnaire) et adressé au prestataire (voir Figure n°40). Ce dernier peut être une personne physique, une association ou un laboratoire (DUPONT, 1997).
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Figure n°40 : Exemple de convention (première page uniquement) signée entre un organisme gestionnaire de |
2.2.1.2 Contenu du cahier des charges
Le cahier des charges est un document simple et non équivoque. Le gestionnaire devra y rédiger des articles concernant des thèmes importants suivants :
- le contexte dans lequel s’inscrit le programme de suivi et la problématique étudiée,
- des clauses techniques précisant le résultat attendu pour répondre à la problématique (objet, procédures (réunions, présence sur le terrain…), le rendu et sa forme, les délais…),
- des clauses financières et administratives qui imposent :
- une enveloppe fixe ou des demandes de devis…
- des procédures administratives, recours…
- des clauses relatives au contexte «espace protégé» telles que :
- des critères stricts de déontologie,
- le respect de l’arrêté de création de la réserve naturelle,
- la propriété des données et du matériel biologique, et leur utilisation ultérieure,
- la méthodologie pour la récolte des données,
- le respect des règles de sécurité.